Introdução

A necessidade que têm as organizações de aprimorar seu processo de gestão, face ao anseio de otimizar o desempenho e garantir o cumprimento de sua missão, faz com que seus administradores busquem alternativas na tecnologia da informação. O sistema de informações executivas é uma ferramenta que direciona o gestor a ações que buscam contribuir para esse fim.
Dentro desse contexto, o presente artigo objetivou realizar uma incursão teórica nas características de um sistema de informações executivas, além de fazer algumas reflexões sobre sua aplicação no processo de gestão empresarial. Observa-se que, normalmente, há falta de integração entre os sistemas de informação das organizações, além de dificuldade dos gestores no acesso às informações contidas nestes sistemas. Assim, as características desejadas pelos gestores podem ser encontradas em um sistema de informações executivas, desde que seja adaptado às suas necessidades.
Encontra-se entre os diversos tipos de sistemas de informações, o denominado EIS - Executive Information System, o qual foi traduzido como SIE - Sistema de Informações Executivas. Este tipo de sistema de informação tem como objetivo primordial ampliar as possibilidades de alternativas para problemas organizacionais, assim como permitir a exploração das informações disponíveis que possibilitem ao gestor traçar novos rumos e comportar-se de maneira pró-ativa face ao ambiente em que se encontra.

Dado, Informação e conhecimento

A distinção entre dado, informação e conhecimento torna-se imprescindível para uma compreensão melhor de sistema de informação. “dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.” A partir do dado transformado, o executivo pode ter consigo um elemento de ação. Desse modo, a “informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões”.

Conceituação de SIE

Na literatura encontram-se diversas definições de SIE, as quais convergem para um tipo de sistema de informações que fornece suporte ao processo decisório para o alto escalão da organização. o SIE “é uma solução em termos de informática que disponibiliza informações corporativas e estratégicas para os tomadores de decisões de uma organização, de forma a otimizar sua habilidade para tomar decisões de negócios importantes.

A Evolução Histórica do SIE

O surgimento do SIE é uma resposta para preocupações decorrentes da pouca utilização da informática por executivos e pouco interesse em se habituarem a ela. Tem-se como objetivo maior, na primeira fase do SIE, proporcionar aos dirigentes das organizações a identificação dos problemas e oportunidades o mais cedo possível. As funções utilizadas continuam a fazer parte dos sistemas desenvolvidos atualmente: relatórios de exceção e de evolução de indicadora-chave, técnicas de drill down e integração com correio eletrônico. A segunda fase surgiu no fim da década de 1980, com a introdução do ESS – Executive Support System, no qual foram incorporadas funções de comunicação, automação de escritório e análise às tradicionais funções de monitoramento e controle. A terceira fase emergiu na década de 1990, com a difusão dos microcomputadores e as redes locais. Há que se ressaltar a preocupação em acessar as informações internas e externas da organização rapidamente, em qualquer lugar. A tendência da próxima fase do SIE, direcionandoo para todos dentro da organização, faz com que o limite que existe entre o SIE e o SAD (Sistema de Apoio à Decisão) seja cada vez mais estreito. A Figura 1 mostra a hierarquia entre os diferentes tipos de sistemas de informações abordados neste estudo.

Na base da pirâmide estão concentrados os sistemas de automação (SA). Este tipo de sistema não foi abordado neste trabalho e refere-se aos sistemas de automação industrial, comercial, bancária e de escritório.
No segundo nível estão os sistemas de processamento de transações (SPT). Este gênero de sistema de informação refere-se aos sistemas computacionais como o de faturamento, folha de pagamento, contas a receber e a pagar, contábil e tesouraria.
O terceiro estágio compreende os sistemas gerenciais e divide-se em dois módulos: o SAD e o
SIG. O sistema de apoio à decisão (SAD).
O SIE foi concebido, para servir como uma eterna mira, tendo como alvo a missão, objetivos e metas da organização, utilizando-se dos indicadores de desempenho para sua avaliação e realinhamento. A ênfase dos sistemas de informação executiva recai no entendimento de questões, tais como o que se quer atingir com o negócio, como se espera atingir tais objetivos e como medir seu progresso.Por outro lado, a tendência do estreitamento dos limites que separam o SIE do SAD, é uma conseqüência, tendo em vista o alargamento do escopo do SIE como ferramenta de auxílio à tomada de decisão. Isto faz com que as fronteiras não sejam claramente definidas. Sendo assim o SIE e o SAD integram o que denomina de sistemas de suporte à decisão (SSD). Neste sentido, entende que o SIE pode ser utilizado além dos altos executivos e do presidente da companhia, também por funcionários dos níveis mais baixos da estrutura organizacional, compartilhando informações provenientes dos mesmos bancos de dados e redes de comunicação.

Na evolução ocorrida, através do tempo, com o SIE, é possível mapear uma série de características que vêm marcar este modelo de sistema de informação. Essas peculiaridades encontradas são entendidas como essenciais, e outras são incorporadas graças ao avanço tecnológico e às mudanças que advêm da administração dos negócios, aos quais os SIE’s precisam se adaptar.

o Os SIE destinam-se a atender às necessidades de informação dos executivos;

o Possuem apresentação de dados através de recursos gráficos de alta qualidade;

o Recuperam informações de forma rápida para a tomada de decisão;

o Oferecem facilidade de uso, intuitivo, sem necessidade de treinamento específico em informática;

o São desenvolvidos de modo a se enquadrarem na cultura da empresa e no estilo de tomada de decisão de cada executivo;

o Filtram, resumem, acompanham e controlam dados ligados aos indicadores de desempenho dos fatores críticos de sucesso;

o Utilizam informações do ambiente externo (concorrentes, clientes, fornecedores, indústrias, governo, tendências de mercado);
Proporcionam acesso a informações detalhadas subjacentes às telas de sumarização organizadas numa estrutura top-down.

O SIE como parte integrante do Planejamento Estratégico da Empresa

Para a implantação de um SIE é necessário que o seu planejamento esteja alinhado com o planejamento estratégico da organização. A implementação de um sistema de informação deve estar de acordo com a estratégia de uso da tecnologia de informação da organização, que, por sua vez, deve ser coerente com a sua estratégia de negócios.

· Exemplos de empresas que deram certo e errado com o uso de SIE

“Na empresa gaúcha de calçados Beira Rio, 90% das decisões são tomadas com base em informações de business intelligence. Uma solução de outra empresa gaúcha, a Sadig, foi instalada há três anos. Com o serviço é possível fazer simulações para saber o quanto comprar de matéria-prima. Além disso, consegue-se simular resultados com diferentes preços de venda e de compra e diferentes quantidades. ‘Quando alguma decisão é tomada, conseguimos visualizar mais rapidamente se ela foi acertada ou não. Identificamos problemas com mais velocidade para mudar nossa estratégia se for necessário’, diz o diretor administrativo e financeiro da Beira Rio, Cláudio Luis Maines“ (BALIEIRO, 2000, p. 94).

“A falta de planejamento antes de iniciar a instalação de uma ferramenta de EIS muitas vezes chega a causar grandes prejuízos dentro de algumas empresas. A Philip Morris é um exemplo. Há alguns anos foi feito um investimento de 2 milhões de dólares na implantação de um sistema de organização das informações. A implantação levou cerca de dois anos, mas não teve um final feliz. Os dados que o sistema oferecia estavam bem aquém do que a empresa precisava e esperava. Procurada para comentar o caso, a empresa alega que os responsáveis não fazem mais parte do quadro de funcionários” (BALIEIRO, 2000, p. 94).